Il existe de nombreux domaines culturels pour lesquels organiser un festival : la livre, la musique, le spectacle, la peinture… Certains festivals sont entièrement préparés par des étudiants, d’autres voient plus grands, engagent salariés et bénévoles, prévoient décors et animations. Voici toutes les étapes pour prévoir le vôtre (à adapter selon vos ambitions et vos moyens).
Sommaire
Les obligations légales à respecter pour organiser un festival
Comme pour tout ce qui se fait en France, vous aurez à déclarer et à respecter un certain nombre d’obligations. En effet, sauf si vous le réservez à un public très limité (et ce n’est alors plus un festival), vous ne pouvez pas vous contenter de décider d’organiser une rencontre entre auteurs, avec dédicaces et tables rondes.
Les textes de référence pour l’organisation d’un événement associatif sont le décret n° 97-646 du 31 mai 1997 et le Code Général des Collectivités Territoriales (dans ses articles L.2211, L.2212 et suivants)
Pour toute manifestation prévue dans l’espace public, vous devrez prévenir et obtenir l’autorisation de la mairie de la commune concernée, voire la préfecture du département.
Pour une association loi 1901, la déclaration préalable doit contenir les informations suivantes :
- Les données relatives à l’organisme associatif organisateur (nom, adresse et contact)
- L’identité et l’adresse de son représentant légal
- L’objet et le lieu (ou les lieux) de la manifestation, ainsi que sa date et ses heures de début et de fin
- l’itinéraire dans le cas où un déplacement de nombreuses personnes est prévu
- Une estimation du nombre de participants attendus
- Un descriptif des dispositifs de sécurité prévus
- Les spécificités de l’événement.
Cette déclaration doit être signée par le président de l’association ou l’un de ses représentants délégués. Ainsi que par trois responsables de l’organisation, domiciliés dans le département où la manifestation a lieu. Le délai dans lequel effectuer cette déclaration dépend du département dans lequel il est organisé.
Prévoyez la sécurité de la manifestation
Afin de garantir la sécurité de toutes les personnes liées à la manifestation, ainsi que de ses visiteurs, vous devrez aussi respecter certaines contraintes :
- souscrire à des assurances concernant la protection des personnes et des biens (assurance responsabilité civile à moduler en fonction de l’événement)
- vérifier la conformité des installations (tentes, scènes, enceintes, équipements électriques, etc.)
- Respecter les règles d’hygiène
- Prévoir un poste de secours assuré par un organisme agréé (Croix-Rouge ou Protection civile) pour les rassemblements de plus de 1 500 personnes
- S’assurer de l’accessibilité des lieux (notamment pour les sorties de secours ou pour les personnes à mobilité réduite.
Certaines manifestations demandent ainsi que les exposants puissent justifier de l’utilisation de nappes ignifugées.
Les demandes supplémentaires à prévoir
Selon ce que vous avez prévu pour organiser votre festival, vous devrez, le cas échéant :
- demander à votre mairie une licence de débit de boisson temporaire
- obtenir une autorisation de la Société des Auteurs, Compositeurs et Éditeurs de Musique [SACEM] pour la diffusion de musique.
Organiser un festival se prépare plusieurs mois en amont
Organiser un festival est une tâche d’envergure. D’ailleurs, il ne faut pas avoir peur de commencer petit, pour vous laisser le temps de vous roder avant de développer votre événement.
La première étape, une fois l’idée et le concept du festival bien établis, sera de retenir une date et un lieu. Certains se réservent un an à l’avance, soyez donc proactif. Il vous faudra d’ailleurs choisir entre l’intérieur et l’extérieur. Dans ce dernier cas, outre des barrières pour limiter les entrées, vous aurez aussi besoin de prévoir des toilettes, des accès à l’eau et à l’électricité, la collecte des déchets… Ce sont des points que vous ne pouvez pas vous permettre de négliger.
Ensuite, il vous faudra un budget, qui tiendra compte autant des dépenses matérielles et personnelles, que des rentrées d’argent possible [nous reviendrons sur ce point plus tard].
La communication ne doit pas être oubliée, même si elle intervient [presque] en dernier sur votre calendrier. Dans tous les cas, établir un rétroplanning des tâches à effectuer, en notant tous les détails, vous aidera à ne pas vous sentir dépassés.
Prévoir le budget d’un festival
Certaines dépenses sont incompressibles pour organiser un festival. La location du lieu, du matériel [sono, lumière…], ou le coût pour faire venir certains artistes.
Vous aurez aussi à prendre en compte le coût de la billetterie, des affiches [non seulement leur impression, mais aussi leur design], des flyers, des badges pour les bénévoles. Ainsi que le budget pour les prestataires éventuels et les dépenses de nourriture et de boisson.
Une partie de ces frais sera compensée par les billets d’entrée vendus, par les achats de repas ou de boisson. Vous pourrez aussi prévoir des produits dérivés [les écocups aux couleurs du festival font maintenant partie des incontournables]. Mais cela ne suffira pas toujours à rentrer dans vos frais [surtout si les dépenses et les réservations sont moindres qu’escomptées].
Cependant, vous pourrez bénéficier d’aides diverses. D’abord, des sponsors, qui vous proposeront des remises sur leurs prestations ou participeront à vos financements en échange de la présence de leur logo sur les affiches.
Par ailleurs, vous pourrez peut-être obtenir des subventions des collectivités locales, de la direction régionale des affaires culturelles [DRAC], ou d’institutions publiques. N’hésitez pas à les solliciter avec des dossiers de demande de mécénat les plus complets possible.
Prévoyez des postes pour tout le monde
Il est impossible d’organiser un festival tout seul. Vous aurez besoin d’une équipe, ne serait-ce que pour la logistique. De nombreux événements s’appuient sur des bénévoles afin de limiter les frais pour tous les postes nécessaires.
Incluez tout : l’accueil du public, celui des intervenants, l’installation avant le début, le rangement ensuite, le nettoyage pendant le festival [notamment des toilettes]… Prévoyez des roulements et des heures de service.
Pour encore plus impliquer les bénévoles dans leurs rôles, impliquez-les dès la préparation du festival. Le cas échéant, vous pourrez aussi leur proposer une récompense, même symbolique.
Communiquez
Pour faire venir du monde à votre festival, vous aurez besoin de communiquer. Ce qui implique une présence sur les réseaux sociaux, un site internet éventuellement, des affiches… L’achat de spots publicitaires, notamment dans les radios, peut aussi être envisagé.
Contactez la presse afin de leur présenter le festival. Envisagez un partenariat avec une radio pour qu’ils fassent gagner des entrées.
Tout ceci vous prendra du temps. Mais ce n’est pas fini. Organiser un festival, c’est aussi faire le bilan quand celui-ci est terminé… pour prévoir le suivant !
